top of page

Referat styremøte 08.11 og 22.12

Dato: 08.11.2022

Sted: Klubbhuset – Polarsirkelen Golf


og


Dato: 21.12.2022

Sted: Mo Shipping


Styremedlemmer som møtte:
  • Geir Nilsen

  • Knut Jøran Sjøvoll

  • Mads Myrvang Rødsjø

  • Thor Arne Linder

  • Patrick Mattson

  • Lajla Silvana Hortman

Styremedlemmer som ikke møtte:
  • Sigurd Hognestad (møtte ikke 08.11)


Da et styremedlem var erklært inhabil til behandling av møtenes agenda, møtte varamedlem Lajla Silvana Hortman på dennes vegne.


Saksliste:


Evaluering – Behov for omstilling og bruk av klubbens ressurser til administrative oppgaver

Ved forrige avholdte styremøte ble det brukt mye tid på å diskutere en uro som dessverre har bredt seg i klubben over tid. Denne uroen oppleves av enkelte som en konflikt av personlig karakter og styret ble enige om å gjøre en utredning for å komme til bunns i hva denne uroen bunner ut i. På den bakgrunn ble det nedsatt en intern komite i styret som fikk i oppgave å ta en gjennomgang med

klubbens mest aktive del av medlemsmassen gjennom komite-arbeid, for å komme til bunns i hva denne uroen som oppleves rent faktisk bunner ut i.


Det har vært gjennomført møter og samtaler med flere komiteer og styrets interne komite har på bakgrunn av disse kommet med en innstilling til styret som var gjenstand for behandling i dagens styremøte. Innstillingen presentert styret ligger som vedlegg til dagens referat.


Saken fremmer flere problemstillinger som styret måtte diskutere. Det er helt klart problematisk at medlemmer og gjennom komiteer signaliserer at frivillig arbeid vil stagnere ytterligere hvis ikke klubben tar grep for å disponere egne ressurser bedre, å legge de midlene vi har i produktet vi besitter, nettopp en golfbane som kommer til å trenge mer vedlikehold fremover. Man har også forståelse for at dette blir enda mer sentralt for klubben etter en dårlig sesong med dårlige inntekter.


Det viktigste momentet for styrets vurdering er uansett å se på hvordan man kan gjennomføre en omstilling og iverksette sparetiltak slik at man sikrer en god og forsvarlig økonomisk drift av Polarsirkelen Golf. Man er i styret enig om at man kanskje har overvurdert «korona-effekten» og at man ikke har klart å skape den aktiviteten i etterkant som rekrutteringen i de to foregående årene skulle tilsi, noe som også gjør at klubben må ta snarlige grep for å lette på likviditeten i klubben.

Styret ser at en omstilling vil kunne spare klubben for faste utgifter og frigjøre mer midler. Det ble også fremhevet at vi foreløpig til neste sesong står uten banearbeider og det er usikkert om man kan budsjettere med samme kostnader her som tidligere, eller om klubben kommer i en situasjon hvor det vil påløpe større kostnader. Styret er av den oppfatning at man også her må se på mulige alternativer for drift av banen, som vil gi klubben en økonomisk avlastning opp mot tidligere ordning med fast ansatt banearbeider for hele sesongen. Gitt den vanskelige posisjonen klubben står i

likviditetsmessig er det enighet i styret at det å ha midler til å lønne en banearbeider er helt sentralt for en golfklubb og bør prioriteres foran andre administrative lønnede verv, men som nevnt ovenfor at man også for denne posisjonen i klubben utreder andre potensielt kostnadsbesparende muligheter for sesongen 2023.


En annen sak som også som ble diskutert av styret er hvorvidt man har tiltro til om at det er nok frivillige krefter i klubben for å betjene de oppgaver som til vanlig har blitt håndtert, om man fjerner denne administrative funksjonen, da klubben helt klart tidligere har hatt utfordringer knyttet til dugnad og engasjement i frivillige verv.


I den anledning diskuterte styret flere mulige løsninger for hvordan disse oppgavene kan håndteres på frivillig basis gjennom eksempelvis støtte seg noe mer på regnskapsleverandør enn tidligere, gjeninnføre kasserer funksjonen hvor man gjerne får inn noen med økonomisk bakgrunn, og det bør vurderes ytterligere komiteer for i alle fall maskinpark. Styret er helt klar på at om man skal avlaste klubben økonomisk gjennom å ta bort en administrativ funksjon så må også klubben med sine medlemmer bidra i større grad til at klubben opprettholder sine forpliktelser.


Forslag til vedtak:


Styret har jobbet aktivt med å kartlegge denne saken så godt som mulig gjennom dialog med komiteer og internt hvor alle som har ønsket har fått mulighet til å komme med sine innspill for både den ene og den andre løsningen. Styret anser i så måte saken som godt opplyst, noe som er viktig da saken er av stor betydning for klubben.


Styret ser at det vil være et behov for en omstilling gitt den økonomiske situasjonen klubben befinner seg i per d.d, og usikkerhet knyttet til kostnader for ny banearbeider og at klubben har til rådighet midler for å ivareta det produktet våre medlemmer betaler for; et golfanlegg med så flotte forhold som mulig, og som kan være en samlingsplass for hele Ranas befolkning. Styret er også klar på at en slik omstilling vil sette større krav til våre medlemmer, da vi er helt avhengige av at klubben fortsatt ivaretar sine forpliktelser til leverandører, sponsorer m.v på en tilfredsstillende måte.


Styret vedtar derfor at man setter i gang en prosess for å avvikle stillingen som omhandler økonomi og drift, og de ansvarsområdene for denne driftes gjennom frivillighet/komiteer i kombinasjon av ekstra ekstern støtte utover det klubben besitter i dag. Dette mener styret vil gi en stor likviditetsmessig avlastning for klubben. Selv om styret er delegert denne myndigheten fra årsmøtet mener man at dette er en omstilling av en såpass prinsipiell betydning som vil resultere i en helt ny organisatorisk plan for gjennomføring, at denne presenteres av styret og endelig vedtas av klubbens medlemmer på årsmøtet.


Vedtaket ble vedtatt av styret med 5 mot 2 stemmer og ble fattet 22.12.2022.


Styret i Polarsirkelen Golf.






Siste innlegg

Se alle

Dato: 23.05.2023 Sted: Polarsirkelen Golf Park Styremedlemmer som møtte Mads Myrvang Rødsjø Chris Linder Tanja Sakariassen Einar Andersen Roger Halsen Stein Frode Tørresvold Fraværende medlemmer Sigur

Dato: 02.05.2023 Sted: PVGS Styremedlemmer som møtte Mads Myrvang Rødsjø Chris Linder Tanja Sakariassen Einar Andersen Roger Halsen Stein Frode Tørresvold Sigurd Hognestad Varamedlemmer Peter Østberg