Referat styremøte 21.11.2021

Dato: 21.11.2021

Sted: REMA 1000 - Ranenget

Styremedlemmer som møtte
  • Geir Nilsen

  • Knut Jøran Sjøvoll

  • Mads Myrvang Rødsjø

  • Jørgen Hjelle

  • Patrick Mattson

Styremedlemmer som ikke møtte
  • Thor Arne Linder

Varamedlemmer deltok ikke på møtet


Sak 24-21: Gjennomgang forrige protokoll

Protokoll fra forrige styremøte ble gjennomgått og godkjent uten anmerkninger fra noen av styrets medlemmer.


Sak 25-21: Status økonomi – foreløpig regnskap 2021

Det ble tatt en gjennomgang av foreløpig regnskap etter årets utesesong. Her vil det enda kunne komme noen justeringer før året er omme, men foreløpig regnskap viser en god og forsvarlig drift av klubben som man forventer vil genere positivt driftsresultat. Dette selv med investeringer foretatt på diverse driftsutstyr, diverse mindre byggeprosjekter med både bag-rom, overbygg til golfbiler, nye matter til bane/range m.v. Det skal også nevnes at vi har hatt større utfordringer i maskinparken i år som har ført til økte kostnader for klubben som kom over budsjett.


Det registreres at det fortsatt er et enormt stort svinn i kiosk. På cafedrift alene beløper svinnet seg til 20 000,- mens på kaffe alene har vi kjøpt inn kaffe tilsvarende salg av 4000 kopper, mens det reelle salget gjennom vipps er 308 kopper. Dette representerer et tap for klubben på ca 70 000,- NOK.


Vedtak: Styret vurderer etablering av automatrelaterte tjenester til neste år ved styremøte over nyttår, og innhenting av priser for dette gjøres i forkant av neste styremøte.



Sak 26-21: Refusjon av utgifter knyttet til turneringsspill utenfor Rana

Det har kommet til innspill til styret om hvorvidt klubber stiller med økonomisk støtte til medlemmer som spiller turneringsspill utenfor Rana på landsdel og landnivå. Det vises til at det er normal praksis i andre klubber at man støtter eksempelvis turneringsavgiften for deltagelse.

Forslag til vedtak: Styret vedtar at Polarsirkelen golf støtter medlemmers turneringsavgift ved deltagelse og spill i NNM/NM. Spill i regionstour støttes ikke. Medlemmer må kunne fremvise kvittering på betalt beløp og det er en forutsetning for refusjon at turnering ble spilt av det enkelte medlem. Reise, losji og opphold knyttet til deltagelse dekkes av medlemmet selv. For medlemmer som har spilt turneringer som kvalifiserer til refusjon i 2021, kan dette meldes til post@polarsirkelengolf.no

Vedtak: Enstemmig for.



Sak 27-21: Gjennomgang av innkommende rapport fra ulike komiteer

27-11-1: Simulatorkomite

Det ble 28.10 gjennomført møte med representanter fra styret og overnevnte komite.

Man diskuterte at man nå kan bruke simulatorer som et aktivt tilbud for rekruttering og aktivisering av klubbens ulike medlemmer.

Tiltak som ble løftet:

  • Introduksjonskvelder for nylige VTG deltager

  • Bruker simulator aktivt for å holde trykk på Juniortrening

  • Reklamere Simulator som en del av klubben nå mer helhetlige tilbud

Styret er positiv til de positive ringvirkninger simulator kan gi klubben og stiller seg bak de foreslåtte tiltakene som er presentert.


Komite har også overlevert budsjett samt driftsplan for årets inne-sesong, som viser en forventet omsetning og overskudd.


Vedtak: Styret vedtar budsjett og driftsplan samt øvrige tiltak som planlegges for vinterens sesong. Styret ønsker komiteen lykke til med første sesong under golfklubbens paraply.


27-11-2: VTG komite

Komite melder om særdeles høy aktivitet og god oppslutning. Detter merkes hos andre klubber i Nord Norge hvor fantastisk god vi er blitt på rekruttering. Vi har siste to sesonger hatt 111 stk gjennom VTG kurs, og vi ser en gledelig trend hvor mange av disse har fortsatt å benytte anlegget vårt og ser ut til å bli faste medlemmer.


VTG kommer med innstilling til styret før neste sesong vedrørende endringer i prisstruktur basert på erfaring fra siste to sesonger.


VTG melder om at deres opplegg fungerer godt, og har ikke behov for større endring elle rytterligere støtte fra styret per d.d.


Vedtak: Tar redegjørelse fra VTG til orientering.


27-11-3: Juniorkomite

Her jobbes det for å få på plass en fullverdig komite som kan følge opp juniorarbeidet enda tettere nå som vi har hatt 21 juniorer innom på Juniortrening gjennom sesongen.


Melding fra komite til styret er at man ønsker enda tettere oppfølging fra styret for å ivareta denne satsningen som er kanskje det viktigste som skjer i klubben per dags dato.


Vedtak: Tar redegjørelsen til orientering og vedtar samtidig at alle styrets representanter stiller seg til disposisjon for støtte til videre juniorarbeid neste sesong.

27-11-4: Turneringskomite

Turneringskomite har oppsummert sin sesong som vellykket og at turneringsarbeidet fungerer bra innad i komiteen.


Turneringskomite sier likevel at man ser utfordringer med at man ikke klarer å få nye medlemmer til å stille på turneringer og man er redd for at det er knyttet en del «frykt» for ferske medlemmer å stille på turneringer. Dette ønsker turneringskomiteen å snu, og foreslår at man kanskje kan innlemme en 9 hulls avslutningsturnering for alle som gjennomfører VTG kurs, hvor erfarne spillere stiller opp som ledsager.

Videre ønsker komiteen avklaring på hvorvidt man skal innføre dameklasser i turneringsspill. Dette har ofte vært tilbakemelding og diskuterer rundt dette temaet, og komiteen ønsker klare retningslinjer på dette fra styret.


Ellers melder komiteen om bra deltagelse jevnt over på turneringer, og ønsker å få styrket komiteen med en eller to ekstra medlemmer til neste sesong.


Vedtak: Styret tar redegjørelsen til orientering. Videre vedtar styret at man skal jobbe opp mot VTG for å få på plass en avsluttende turnering som en del av kurset, da styret ser særdeles positivt på dette forslaget. Styret vedtar også at man for neste sesong som utgangspunkt setter opp turneringer med egne dameklasser, da vi ser en gledelig økning i kvinnelige medlemmer som spiller mer golf. Komiteen står fritt til å fjerne dameklasse hvis man på enkeltturneringer opplever veldig dårlig oppslutning og man eksempelvis ikke har nok spillere til å fylle en flight.


27-11-5: BUA – komite

BUA melder om god aktivitet og flere prosjekter på agendaen for neste år. Prosjekter som fremheves til styret er blant annet maling av klubbhus, såing av gress ved kompressorhus, rensking av bed, etablering av mur m/ trapp foran klubbhuset.


Styret ser at det er mange gode tiltak på agenda her og ber komite om å prioritere prosjektene samt presentere et ønsket budsjett for neste år år som styret kan ta med seg inn i budsjettarbeidet etter nyttår.

27-11-6: Seniorkomite

Komiteen melder om er bra gjennomført sesong med stor aktivitet blant sine medlemmer, som man forventer skal fortsette neste år. Komiteene er økonomisk selvgående, og har gjennomført flere gode prosjekter gjennom sesongen som blant annet bag-rom, og overbygg til golfbiler. Seniorkomiteen melder også at man er fornøyd med jobben som gjøres fra styrets side, og håper på videre god dialog for neste sesong.


Vedtak: Styret tar redegjørelsen til orientering


27-11-7: Banekomite

Banekomite har jobbet kjempehardt og fremskaffet et nytt konsept for rehabilitering av bane og omgjøring av banen i sin helhet. Dette i kombinasjon med etablering av nye utslag, slik at banen kan spilles og som en 18-hulls bane. Det er informert om at det jobbes med en tippemidlersøknad for det større arbeidet, noe styret støtter fullt ut. Eventuelt positivt tilsagn på en slik søknad vil legges frem for årsmøtet.


Komiteen har også presentert et budsjett for neste år pålydende 197 000,- fordelt på ulike poster, ( se vedlegg), med redegjørelse for de ulike postene.


Vedtak: Styret tar orientering til redegjørelse med de kommentarer nevnt ovenfor. Styret vedtar at man er positiv til innsendte budsjett og skal jobbe for å få dette inn i budsjettet for 2022. Dette arbeidet settes i gang så snart regnskapsåret 2021 er gjennomført, og man har konkrete tall på bordet som kan danne budsjettet for 2022. Styret melder tilbake på dette punktet i egen sak i styremøte over nyttår.


28-21: Personalsak

29-21 Revidert strategiplan

Styret har gjennom høsten jobbet med å utarbeide et forslag til revidert strategiplan for perioden 2021-2023. I dette arbeidet har man sett på områder man mener man har lyktes, samt områder man ser klubben fortsatt har en jobb å gjøre.


Forslag til revidert strategiplan vil bli presentert medlemmer ved årsmøtet.

På vegne av styret i Polarsirkelen Golf

Patrick Mattson

Nestleder

Siste innlegg

Se alle

Dato: 22.06.2022 Sted: Polarsirkelen Golf, klubbhus Styremedlemmer som møtte: Tor Arne Linder Knut Jøran Sjøvoll Sigurd Hognestad Patrick Mattson Mads Myrvang Rødsjø Kristin Haaland Kenneth Ekman Styr

Årsmøtet godkjente de stemmeberettigede. Dirigent under møtet: Mads Myrvang Rødsjø. Protokollfører under møtet: Jonas Alvsing. Representanter for underskriving av protokoll: Ronny Forslund og Bjørn Pe

Dato: 18.05.2022 Sted: Polarsirkelen Golf, klubbhus Styremedlemmer for møtte Thor Arne Linder Knut Jøran Sjøvoll Sigurd Hognestad Patrick Mattson Geir Andre Nilsen Mads Myrvang Rødsjø Styremedlemmer s