Dato: 04.05.2021
Sted: Møterom Prolink International AS
Styremedlemmer som møtte
Geir Nilsen
Knut Jøran Sjøvoll
Jørgen Hjelle
Mads Myrvang Rødsjø
Ørjan Klausen
Patrick Mattson
Thor Arne Linder
Varamedlemmer deltok ikke på møtet
Sak 15-21: Gjennomgang av forrige referat
Referat gjennomgått uten innvendinger.
Sak 16-21: Gjennomgang av forslag fra komiteer
16-21-1: Forslag om innkjøp av golfbiler
Det var kommet inn utdypende informasjon fra forslagsstiller etter styret hadde noen oppfølgende spørsmål til gjennomføring av en eventuell investering i golfbiler. Styret takker for god og innsiktsfull tilbakemelding samt forslag til gjennomføring, vedlikehold og ettersyn.
Det er mange detaljer som må på plass og man finner det fornuftig at en representant fra styret ved Mads Rødsjø følger opp med forslagsstiller for å lage driftsrutiner og en driftsplan, noe vi håper forslagsstiller ønsker å hjelpe styret med. Styret tar dette til behandling ved neste styremøte slik at vi får forankret ett helhetlig godt tilbud, men dette er ikke til hinder for å fatte vedtak om ervervelse av Golfbiler ved dagens møte. Forslaget om en app-basert løsning for bedre tilgjengelighet, og som også slipper personlig oppmøte for å betjene utleie ser styret på som positivt, og man vil innhente priser for en slik løsning også.
Forslag til vedtak: Styret vedtar positiv innstilling til kjøp av brukte golfbiler i henhold til oversendt pristilbud fra PGM AS og at man forhører seg med foreslått aktør vedrørende bookingtjenester. Styret ønsker å minimere risikoen ved investeringen gjennom brukte biler, til man vet at en slik ordning bærer frukter i vår klubb. Det er styrets oppfatning at hvis man skal ha dette tilbudet på vår bane, må vi ha to biler slik at en potensiell flight kan nyte godt av tilbudet.
Det finnes ikke midler over årets budsjett for å ta en så stor investering, og vedtaket er betinget av følgende:
Kjøp av golfbiler forutsetter at det oppnås gode lånebetingelser gjennom generalsponsor. Styreleder sjekker opp dette med sponsor.
Ved positivt utfall av møtet med Freyr som leder til evt tilskudd/sponsing skal dette i sin helhet gå til å betale ned lånet for investeringen
All inntjening ved utleie av biler går til å betale ned investering frem til biler er nedbetalt. Det må fortsatt settes av midler til nødvendig drift og vedlikehold.
Vedtak: Stemmer for: 7 Stemmer mot: 0
16-21-2: Banekomiteen —Tippemidler ved eventuell utvidelse av antall utslag
Det er sjekket opp at ett slikt tiltak vil være i tråd med vilkårene for søknad etter tippemidler. Det vil bli gjennomført en befaring med leder av banekomite, styreleder, nestleder og en representant fra entreprenør for å se på mulighetene. Det presiseres for god ordens skyld at denne jobben gjøres utelukkende på dugnad fra medlemmer, og bidrar ikke til påløpte kostander for klubben.
Vedtak: St ret tar dette til orientering.
16-21-3: Forslag fra VTG komite
Det var kommet inn noen forslag om oppfølging av tidligere VTG deltagere i fjor med å arrangere noen kurskvelder for disse i starten av sesongen.
Forslag til vedtak: Styret er positiv til tiltaket, og setter av 3 ettermiddager for dette formålet. Styret ønsker ikke at medlemmer skal måtte svare en egenandel for kursene.
Vedtak: Stemmer for: 7 Stemmer mot: 0
Det var også forslag om å gjennomføre veilederkurs hos eksisterende medlemmer for å få bedre kvalitet på VTG kursene. Det er gjennom møte i komiteen sagt at man ønsker å ende opp med 20 stk veiledere gjennom to kurskvelder på 10 stk per kurs.
Forslag til vedtak: Styret er positiv til gjennomføring av to slike kurs, men mener at det må markedsføres slik at man har en deltagerliste for aktuelle kandidater før kursene settes i gang. Komiteen må sørge for å markedsføre dette.
Vedtak: Stemmer for: 7 Stemmer mot: 0
Et siste spørsmål var relatert til kjøp av utstyr for å tilby kommende VTG deltagere.
Forslag til vedtak: Klubben har ikke noen konkret avtale med Golf og Fritid AS om kjøp av utstyr til bruk ved for eksempel VTG-kurs o.l. Om spørsmålet gjelder å benytte andre leverandører til utstyr på klubbens vegne reiser dette flere prinsipielle spørsmål som styret trenger med informasjon rundt for å foreta en behandling av saken.
Vedtak: Stemmer for: 7 Stemmer mot: 0
16-21-4: Forslag fra BUA-komite
Det var kommet forslag om å flytte Pro-shop til sofa kroken, for å frigjøre plass til ett møterom som kunne benyttes av eksempelvis turneringskomiteen. Det var ikke kommet noen uttalelser fra turneringskomiteen rundt dette forslaget i forkant av møtet.
Forslag til vedtak: Styret mener at en befaring på klubbhuset med BUA-komite, turneringskomite, og golf og fritid AS vil være fornuftig for å se på muligheten og nødvendigheten av ett slikt tiltak mtp rom størrelse o.l. Geir Nilsen og Knut Jøran tar initiativ til en slik en befaring.
Vedtak: Stemmer for 7 Stemmer mot 0
16-21-5: Forslag fra Juniorkomiteen
Leder av Juniorkomiteen har ytret Ønske om å gi stafettpinnen videre til en ny leder av juniorkomiteen.
Forslag til vedtak: Styret tar dette til orientering og takker for fantastisk innsats. Styret håper at kanskje aktuelle kandidater for veileder kurs i regi av Jonas Alvsing, også kan ha interesse av å bidra. Representant for komiteen retter henvendelse til Jonas Alvsing.
Vedtak: Stemmer for: 7 Stemmer mot: 0
17-21: Forslag fra medlemmer
17-21-1: Forslag om kjøp av grensag.
Det var kommet forslag om kjøp av grensag til bruk på banen, for områder som krever arbeid i høyden. Dette er usikkert og vanskelig arbeid med stige og motorsag, og styret ønsker at de som legger ned en kjempe dugnadsjobb skal kunne gjøre slikt arbeid sikkert og trygt. Forslagsstiller hadde innhentet tilbud fra en lokal leverandør på en sag av annerkjent og god kvalitet.
Forslag: Styret vedtar kjøp av grensag. Forslagstiller gis myndighet til å gjennomføre kjøpet og fakturere klubben iht oversendt tilbud.
Vedtak: Stemmer for: 7 Stemmer mot: 0
18-21: Eventuelt
18-21-1: Profilering gjennom sosiale medier
Det vises til vedlagt saksframlegg og forslag til vedtak.
Vedtak: Stemmer for: 7 Stemmer mot: 0
18-21-2: Presisering av videre styrearbeid
Det vises til vedlagt saksframlegg og forslag til vedtak.
Vedtak: Stemmer for: 7 Stemmer mot: 0
På vegne av styret i Polarsirkelen Golf
Patrick Mattson
Nestleder