Dato: 12.04.2021
Sted: Møterom Prolink International AS
Styremedlemmer som møtte
Geir Nilsen
Knut Jøran Sjøvoll
Jørgen Hjelle
Mads Myrvang Rødsjø
Ørjan Klausen
Patrick Mattson
Styremedlemmer som ikke møtte
Thor Arne Linder
Under møtet var også Sigmund Kjelstad og Jonas Alvsing til stede
Vararepresentanter var ikke til stede under møtet.
Sak 9-21: Presentasjon av det nye styret
9-21-1: Styreleder gjennomførte innledningsvis en kort introduksjon av det nye styret. I forbindelse med årsmøte trådte Stein Frode Tørresvold og Terje Holberg ut av styret i Polarsirkelen golf, og i den anledning ble Thor Arne Linder valgt inn som nytt styremedlem og Patrick Mattson som nestleder.
Styret ønsket de nye representantene velkommen til styret.
Sak 10-21: Styrets kommunikator
10-21-1: Styreleder forespør styret om noen kan fylle avtrådte nestleder sine sko på dette området, slik at man kan opprettholde en god kommunikasjonsflyt ovenfor medlemmene på de ulike plattformer som benyttes i dag. Styrets leder spurte Patrick Mattson om å ta på seg denne oppgaven noe som ble akseptert. Patrick får også støtte i Knut Jøran Sjøvoll for gjennomføring av dette.
Vedtak: Styret tar beslutningen til orientering
10-21-2: I forlengelsen av punkt 10-21-1 ble det diskutert hvilke kanaler som foretrekkes for å sikre en god kommunikasjonsflyt. Det ble fremmet forslag til votering at hjemmeside skal være hovedkanal for nødvendig informasjon til medlemmene, men linkes via facebook-gruppen som også er en viktig plattform for kommunikasjon hos mange, og at man forsøker å holde en konsekvent linje på dette.
Vedtak: Styret vedtok forslaget med 6 stemmer for og 0 stemmer mot.
Sak 11-21: HIO Mo
11-21-1: Jonas Alvsing melder om god aktivitet og økonomi på senteret. Noen mindre driftsproblemer ifølge noen brukere med noen forskjeller på simulatorene, dette er sjekket opp med servicepersonell i forbindelse med simulatorene og ledelse følger opp dette for å se om det er noen forskjell på disse slik det har blitt hevdet.
Det er planlagt en mindre renovering med oppmaling og generell «oppfriskning» av lokalet. Dette arbeidet starter opp etter inne-sesongen er over og man regner med å gjøre mesteparten av arbeidene gjennom dugnad.
Vedtak: Styret tar redegjørelsen til orientering
11-21-2: Det er satt i gang prosess med å avvikle driften gjennom nåværende akjse-selskap, og innlemming i Polarsirkelen Golf. Dette forventes gjort gjennom sommeren ved klarsignal fra styret.
Vedtak: Styret vedtok at denne prosessen settes i gang med 6 stemmer for og 0 stemmer mot.
11- 21-2: Leder for simulatorkomité etterspør avtalegrunnlaget som foreligger med About golf som er rettighetshaver til simulatorprogrammet. Dette går primært på oppgraderinger av programvare, samt nye baner som blir tilgjengelig, support m.v. Sigmund Kjelstad skulle sørge for at leder av simulatorkomité får denne oversendt, slik at komiteen har denne tilgjengelig.
Vedtak: Styret tar dette til orientering
Sak 12-21: Nye investeringer
12-21-1: Baneleder kunne fortelle at nylig innkjøpte greenrulle nå er ankommet Mo i Rana etter kjøp i tråd med tidligere vedtak gjort i styret. Greenrullen kostet klubben 57 000,- eks mva. I tillegg kommer frakt i regi av Meyership på ca 3000,-
Det er budsjettert med innkjøp av ny hullpipeløfter til bruk på greener ref tidligere vedtatt investeringsbudsjett. Det har ikke lyktes å finne tak i egnet maskin enda, men det er en prosess i gang på dette og styret vil bli varslet når riktig objekt dukker opp.
Vedtak: Styret tar redegjørelsen til orientering.
12-21-2: Styrets leder løftet en tanke om å se på muligheten å etablere 9 nye utslag fra henholdsvis rødt og gult utslagssted slik at man kan spille vår bane som en 18-hulls bane. Det har vært etablert kontakt med kommunen for å se på mulighet for tippemidler i forbindelse med dette, og signalene er
foreløpig positive fra den kanten. Styrets leder tar initiativ til en befaring på banen med representanter fra klubben, samt kompetent aktør (entreprenør) for å kunne kvalitetssikre kostnadsaspektet med en slik investering, når vær og føre tillater dette. Styrets leder presenterer for styret resultatet av en slik befaring når dette er gjort. Det presiseres i styret at dette ikke er arbeider som er budsjettert eller forankret i klubben, og at man i denne omgang kun ønsker å gjennomføre en sondering av om dette er praktisk mulig, og i så fall hvilket kostnadsbilde ett slikt tiltak vil ha for klubben.
Vedtak: Styret tar redegjørelsen til orientering.
12-21-3: Gjennom styrerepresentant for Seniorgruppen, var det kommet ett skriftlig forslag om klubben kunne vurdere å gå til innkjøp av en golfbil øremerket til utleie for inntekt til klubben. Som vedlegg til forslaget var det også utarbeidet prisforslag for innkjøp av brukt og ny bil, med tilhørende estimat på inntekter og driftsutgifter en slik investering ville bety for klubben.
Styret ser fordelen med å ha en bil som er eid av klubben og som potensielt gir inntekter til klubben gjennom utleie til både medlemmer og besøkende. Det er i dette tilfellet snakk om en stor enkelt investering, som det ikke er budsjettert med for året, men styret ser også at dette må behandles som en potensielt inntektsbringende investering, samt en vurdering på om at dette er ett tilbud klubben vår bør ha. Forslaget kom veldig tett på styremøtet så styret hadde hatt begrenset med mulighet for å sette seg godt inn i forslaget. Gjennom drøftelser i styret ble det identifisert en del momenter som man mener bør være forankret i en overordnet plan for at ett slikt tilbud skal fungere etter sin hensikt. Disse summeres opp slik:
Det bør være ett system for reservering av golfbil slik at bruker vet at denne er tilgjengelig når man ankommer anlegget.
Kan en slik bil stå ute en hel sesong, eller må denne flyttes ned til verksted om kveldene. Eller blir man i så fall nødt til å ordne ett takoverbygg til denne ved klubbhus?
Hvem skal ha drift og vedlikeholdsansvar for en slik ordning?
Banen vår er ikke bemannet til enhver tid, og man lurer også på hvordan bilen kan være tilgjengelig for leie utenfor «kjernetid», uten at det er fare for vandalisme av bil eller bane på eksempelvis natterstid av uvedkommende.
Det ble fremmet forslag om at styret ber om utfyllende innspill fra forslagstiller på disse punktene, slik at man har ett godt beslutningsgrunnlag for den helhetlige løsningen som er foreslått. Styret har til hensikt å gjennomføre ett nytt styremøte i starten / medio Mai, og ønsker å avvente vedtak i saken til dette.
Vedtak: Styret vedtok forslaget med 6 stemmer for og 0 mot.
Sak 13-21: Styrets kontakter inn i de ulike komiteer
Stein Frode Tørresvold og Terje Holberg har trådt ut av styret, og man trenger ny representant for deres respektive komiteer i det nye styret.
Følgende forslag ble fremmet:
Patrick: Aktivitet og opplæringskomite
Toro: Bua-komiteen
Vedtak: Styret vedtok forslaget med 6 stemmer for og 0 imot
Sak 14-21: Eventuelt
14-21-1: Rana Blad deler ut aktivitetsmidler fra overskudd til idrettslag og foreninger. Jonas Alvsing har rettet henvendelse til rana blad og klubben kommer til å levere søknad på klubbens vegne for dette.
Vedtak: Styret tar dette til orientering.
14-21-2: Asle Thomassen Lyngøy fra Sleneset GK rettet forespørsel om greenfee-avtale med Sleneset Golfklubb. Dette mener styret faller inn under den rammeavtalen vi har med alle nordnorske klubber. Jonas Alvsing tar på seg å kontakte Asle for å formidle dette.
Vedtak: Styret tar dette til orientering.
14-21-3: Årets greenfee; Forventes bra trafikk grunnet pandemien i år også sammenlignet med i fjor. Styret diskuterte dagens priser hos oss kontra andre tilsvarende baner i Nord Norge. Man diskuterte også ulike løsninger rundt dette, og om man sku gjøre endringer på betalingsstrukturen for å forenkle håndteringen av greenfee spill.
Det ble fremmet forslag om å fjerne ulike kategorier fordelt på 9 og 18 hull, og at det kun gjelder dagspass fordelt på voksne og junior. Sats settes til 250 junior (over 18 år) og 400 voksen som er en liten økning for kategorien voksen.
Vedtak: Styret vedtok forslaget med 6 stemmer for og 0 stemmer mot.
14-21-4: En sak ble tatt opp under møtet om hvorvidt proshopen i regi av golf og fritid skal fortsette å bestå i klubbhuset ved golfbanen. Bakgrunn for spørsmålet var at man opplevde noe forvirring rundt dette spørsmålet i etterkant av årets årsmøte. Det ble av styrets leder og driver av Golf og Fritid referert til en eksisterende avtale om drift av proshop ved klubben, og det ble meddelt styret at golf og fritid hadde ikke intensjoner om å avvikle driften, men fortsette i tråd med foreliggende avtale med klubben.
Vedtak: Styret tar redegjørelsen til orientering.
På vegne av styret i Polarsirkelen Golf
Patrick Mattson
Nestleder