Dato: 25.05.2021
Sted: Møterom Prolink International AS
Styremedlemmer som møtte
Geir Nilsen
Knut Jøran Sjøvoll
Mads Myrvang Rødsjø
Ørjan Klausen
Patrick Mattson
Thor Arne Linder
Styremedlemmer som ikke møtte
Jørgen Hjelle
Varamedlemmer deltok ikke på møtet
Sak 19-21: Gjennomgang av forrige referat
Referat gjennomgått uten innvendinger
Sak 20-21: Personalsak
Sak 21-21: Gjennomgang av forslag fra komiteer
21-21-1: Forslag fra BUA-komitee.
Ref sak 16-21-4; Det var kommet forslag om å flytte Pro-shop til sofa kroken, for å frigjøre plass til ett møterom som kunne benyttes av eksempelvis turneringskomiteen. Det var ikke kommet noen uttalelser fra turneringskomiteen rundt dette forslaget i forkant av møtet.
Siden behandlingen av denne saken første gang har representanter fra styret har vært i kontakt med ulike aktører forslaget ville berøre. For turneringskomiteen ble det sagt at så lenge man hadde tilgjengelig kontor med skriver, samt mulighet for å låse inn premier, var dette nok. Dette mener styret må kunne ordnes på dagens kontor ved litt rydding i rommet som er tilknyttet kontor. For Head pro Jonas Alvsing så man heller ikke problemer med dagens struktur. Golf og fritid ble forespurt i prosessen, og hadde ingen motforestillinger til å flytte pro-shop dersom dette var ønsket av BUA.
Styret klarer ikke å se at det foreligger gode nok argumenter for å gjennomføre ett slikt tiltak. Proshop vil i så fall flytte til ett lokale som er cirka like stort som i dag, men om det er gitter eller dør inn til denne endrer ikke det faktum at den må være bemannet for å være tilgjengelig. Når det heller ikke er uttrykt noe særskilt behov fra de berørte parter det henvises til i forslaget, ser ikke styret at ett slikt tiltak er hensiktsmessig, da konsekvensen vil medføre reduserte fellesarealer for klubbens medlemmer, samt begrensning på klubbens muligheter til utleie av klubbhuset ved bedriftsarrangement o.l.
Forslag til vedtak: Styret vedtar at man ikke flytter Pro-shopen som foreslått, men holder døren åpen for å gjøre «sofa-kroken» om til kontor / møterom ved en senere anledning og ved uttrykt behov.
Vedtak: Stemmer for: 6 Stemmer mot: 0
21-21-2: Stadfestning av kostnader for etablering av golfbiler
For å komme i mål med anskaffelsen av to golfbiler, må klubben få etablert ett takoverbygg i tilknytning til klubbhus slik at bilene kan stå under tak når de ikke er i bruk. Det må også legges opp utvendige kontakter for ladding av disse. Senior-komiteen har påtatt seg ansvaret med å beregne material og el-kostnader i forbindelsen med dette, og styret takker så mye for innsatsen. Det er naturlig at disse kostnadene tas med som en del av investeringskostnader, og dertil bakes inn i lånefinansiering på golfbilene. Det ble i styret diskutert at man burde legge inn en nødvendig sikkerhetsmargin for å være sikker på at man kommer i mål på begge punkter.
Forslag til vedtak: Det medtas kr 15.000,- for å etablere takoverbygg og lade-strøm som bakes inn i de totale investeringskostnader og betales ned gjennom drift og bruk av bilene. For styret oppnevnes følgende prosjektansvarlige: Mads Rødsjø og Patrick Mattson og det gjennomføres en befaring før oppstart av arbeider sammen med oppnevnt representant fra seniorer.
Vedtak: Stemmer for: 6 Stemmer mot: 0
21-21-3: Forslag fra Senior-komite Nr 1
Seniorene har blitt kjent med at det ikke er reforhandlet noen avtale og anmoder styret om å prioritere dette.
Forslag til vedtak: Styret tar anmodningen til orientering.
Vedtak: Stemmer for 6 Stemmer mot 0.
21-21-4: Forslag fra Senior-komite Nr 2
Det var også kommet inn forslag rundt klargjøring vedrørende Proshop, og om styret har en anbefaling til medlemmer vedrørende kjøp av golfutstyr, siden det har vært flere muligheter innad i vår klubb på dette området.
Forslag til vedtak: Det er styret sin oppfatning at Polarsirkelen golf skal være en golfklubb for sine medlemmer, men har ikke kapasitet til å bedrive salg av golfutstyr da de fleste verv i klubben gjøres på dugnad. Styret har blitt orientert om at det nå er inngått en samarbeidsavtale mellom Golf og fritid AS og Jonas Alvsing for salg av utstyr gjennom dette selskapet. Golf og fritid disponerer arealer ved klubbhus som er øremerket dette formålet og som det svares leie for til klubben. Styret kan på ingen måte bestemme hvor våre medlemmer skal handle sitt golfutstyr, men vi håper at medlemmer kan være med å bidra til at en lokal tjeneste består. Gjennom en fersk samarbeidsavtale, håper styret at dagens proshop blir et enda mer tilgjengelig tilbud for våre medlemmer. Styret legger videre ingen føringer for deres drift av pro-shopen. Styret legger opp til at det må avklares de kommersielle forholdene vedrørende salg av utstyr på golfsenteret, nå som det er en innlemmet del av Polarsirkelen Golf. Dette tas opp til vurdering før inne-sesongen starter.
Vedtak: Stemmer for 6 Stemmer mot 0.
22-21: Presisering av Greenfee priser
Det har kommet tilbakemelding på at det er ønskelig med presisering av greenfee priser for greenfee-medlemmer. Oppdaterte greenfee priser vil komme på hjemmesiden.
23-21: Forslag til innkjøp av baneguide i papir og via appen GLFR
Det var kommet inn forslag fra Baneleder og Head Pro om å se på muligheten om å få utarbeidet detaljert baneguide som kan kjøpes i papirformat, men også brukes via App som gir detaljert info om hvert enkelt hull, avstander til greens m.v.
Forslag til vedtak: Styret tar forslaget til orientering, men ønsker å avvente vedtak i saken frem til det er avklart om arbeidet med å etablere nye utslag på vår bane er realistisk gjennomførbart i nær fremtid.
Vedtak: Stemmer for 6 Mot 0
På vegne av styret i Polarsirkelen Golf
Patrick Mattson
Nestleder